ВОПРОСЫ, КАСАЮЩИЕСЯ ПОДАЧИ РЕФЕРАТОВ

Обязательно ли быть членом SPE, чтобы подать реферат?

Нет, любой специалист в независимости от того, является он членом SPE или нет, может подать реферат на конференцию.

Существует ли лимит на объем реферата?

Да. Объем реферата не должен превышать 225-450 слов.

На каком языке я могу подать свой реферат?

Английский либо русский.

Когда закрывается подача рефератов?

Система по подаче рефератов закроется в 23.59 (время Московское) указанного крайнего срока подачи рефератов.

Вы получили мой реферат? Могу я получить письмо-подтверждение?

Письма-подтверждения автоматически НЕ отправляются. Письмо-подтверждение будет направлено ТОЛЬКО основному автору. Письма рассылаются раз в неделю.

Можно ли получить копию поданного реферата?

SPE не предоставляет авторам их рефераты после их подачи. За хранение текста поданного реферата отвечает основной автор.

Как узнать статус моего реферата?

После завершения отбора работ менеджер конференции направит уведомительные письма со статусом всем авторам, указанным при подаче реферата. Письма отправляются как авторам принятых работ, так и авторам отклоненных работ.

Могу ли я поменять поданный реферат, если подача еще открыта? Могу ли я изменить название, авторский состав?

Реферат принимается ТОЛЬКО ОДИН раз. Если вам необходимо НЕМНОГО откорретировать название работы, а также поменять состав со-авторов, вы сможете это сделать в полной версии технической статьи. Полная замена названия запрещена.

Могу ли я включить диаграмму или фотографию в свой реферат?

Нет.

Могу ли я отказаться от участия после подачи реферата?

Да. Для этого, пожалуйста, свяжитесь с менеджером конференции.

Могу ли я подать реферат на несколько конференций одновременно?

Нет. Согласно политике SPE «ОДНА СТАТЬЯ-ОДНА КОНФЕРЕНЦИЯ» одновременно авторы могут подать одну и ту же статью только на одну конференцию SPE. Если статья подана на одну из конференциий SPE, то, прежде, чем эта же статья может быть подана на другую конференцию SPE, она должна быть отклонена программным комитетом первой конференции. В случае если выяснится, что статья подана одновременно на более чем одну конференцию, данная статья будет удалена из списка рассматриваемых работ всех конференций.

Статья, которая была ранее представлена на конфренции и опубликована в библиотеке OnePetro, не может быть подана на рассмотрение программным комитетом другой конференции SPE. Исключение составляют только статьи, авторы которых были лично приглашены программным комитетом. При этом статья не публикуется в материалах конференции, на которую приглашен автор. ВОПРОСЫ, КАСАЮЩИЕСЯ НАПИСАНИЯ ТЕХНИЧЕСКОЙ

СТАТЬИ

Где я могу найти номер своей статьи?

Если ваш реферат отобран, шестизначный номер статьи (пример: SPE 123456) будет вам направлен в уведомительном письме со статусом вашей работы.

Какая разница между номером реферата и номером статьи? Какой номер я должен использовать при оформлении полных версий технических статей?

Номер реферата – это номер, автоматически присваиваемый вашему реферату при его подаче. В случае отбора вашего реферата для программы конференции, вашей статье присваивается официальный номер SPE, который в дальнешем указывается во всех публикациях. Именно номер статьи должен использоваться при любых упоминаниях о работе.

Существует ли ограничение на количество страниц статьи?

SPE не ограничивает вас в объеме статьи, при этом документ объемом 3-4 страницы, содержащий абстракт, список литературы, картинки и основной текст, не является технической статьей. В таком случае организаторы вправе попросить переписать статью. В среднем объем статьи должен составлять 8-12 страниц.

Политика SPE «Нет статьи – нет вступления». Что это?

Это означает, что ни одна презентация не будет представлена на мероприятиях SPE, если авторы статьи не предоставят полные версии статей и подписанную форму на передачу прав на публикацию в SPE до срока предоставления полных версий статей. Непредоставление вышеуказанной подписанной формы в срок приведет к исключению доклада из программы конференции.

Могу ли я изменить название статьи и/или состав со-авторов?

Название статьи может незначительно корректироваться при написании статьи. Состав авторов может меняться на усмотрение самих авторов. Данные изменения не могут вноситься после предоставления полных версий технических статей в SPE.

Могу ли я указать две компании в авторском блоке? Я сменил место работы; какую компанию я должен указывать?

Только одна компания может быть указана для каждого автора в авторском блоке. Если вы поменяли компанию в процессе написания статьи, вы должны указать ту компанию, в которой вы работали во время написания статьи. Если вам необходимо указать название вашей новой компании/второй компании, то вы должны пометить компанию звездочкой и на первой странице в нижнем колонтитуле сделать сноску (например, ранее в John Doe Consulting).

Необходимо ли включать биографию в статью?

Нет. Биография для технических статей не требуется.

Каким должен быть формат статьи: в одну или две колонки?

Для написания статьи должны быть использованы шаблоны SPE (для русской версии используется шаблон на русском языке, для английской – на английском). Текст в шаблоне набирается в одну колонку.

Как и где должны быть размещены диаграммы и таблицы?

Диаграммы, таблицы, картинки должны быть размещены в тексте (сразу после упоминания/ссылки на них). Более подробная информация доступна на странице «Руководство автора».

Могу ли я использовать название компаний и/или торговые названия в статье?

Нет. В статьях SPE недопустим материал с коммерческой составляющей. Названия компаний и торговые названия необходимо заменить общим описанием.

На каком языке я должен предоставить статью?

Русский и английский языки являются официальными языками Российской нефтегазовой технической конференции SPE. Предоставление статьи на двух языках обязательно. SPE не оплачивает переводы. Если вы подали реферат на Российскую нефтегазовую техническую конференцию, автоматически предполагается, что в случае отбора вашей работы вы готовы предоставить статью на обоих языках.

Что такое «Руководство автора»?

Руководство автора – это онлайн ресурс, на котором представлены крайние сроки, шаблоны, формы, контакты, которые необходимы для написания статьи и при подготовке к конференции.

Где я могу найти «Руководство автора»?

Ссылка на «Руководство автора» будет направлена в уведомительном письме со статусом вашей работы. Обращаем внимание, что для каждой конференции существует своя страница «Руководство авторов». 

Где я могу найти форму передачи прав на публикацию и/или авторскую форму, шаблон SPE для оформления полных версий статей?

Все необходимые формы доступны на странице «Руководство автора». Нельзя заполнять формы с других конференций.

В каком формате предоставляется статья?

Полные версии статьи подаются в формате WORD со всеми принятыми правками. При этом для оформления должен использоваться шаблон SPE (для русской версии – шаблон на русском, для английской версии – шаблон на английском).

Куда предоставляются все необходимые материалы?

Полные версии статей, а также все сопутствующие документы должны быть направлены по адресу russianoilandgas@spe.org. Направлять материалы по адресу Мария Тишкова либо ставить в копию этот адрес НЕ НАДО. Если ваши материалы в совокупности превышают объем в 7 Мб, их необходимо направить несколькими письмами (каждое до 7 Мб). В теме письма обязательно необходимо указать номер статьи.

Можно ли после направления статьи вносить в нее правки/ заменить уже направленную статью?

Нельзя. При отправке материалов вы должны быть уверены, что они являются финальными. Все опечатки, ошибки в словах, фамилиях, инициалах, неправильная нумерация, пропуск одного из со-авторов должны быть устранены ДО отправки статей. Замена статей и документов производиться НЕ будет.

Почему необходимо подписать форму передачи прав на публикацию?

SPE запрашивает форму передачи прав на публикацию для всех публикаций, в том числе и для статей конференций. Это в свою очередь позволяет SPE распространять публикации в печатном и электронном виде по всему миру, организовывать перевод публикаций и т.д. Более подробно с копирайтом и правами авторов/компаний можно ознакомиться по ссылке SPE Copyright Requirements.

Кто может подписать форму передачи прав на публикацию?

Автор либо в случае наличия у компании единого лица, отвечающего за подпись подобных документов, такое лицо. В случае со-авторства каждый со-автор подписывает свою форму. Форма подписывается на английском языке. Допустима как электронная подпись, так и от руки.

Могу ли я исключить свою работу после подачи всех необходимых материалов? Как это сделать?

Да, можете. Для этого свяжитесь с менеджером конференции.

Каков крайний срок подачи полных версий статей и сопутствующих материалов?

Крайний срок указан в уведомительном письме о принятии вашей работы в программу конференции, а также на странице «Руководство автора».

Я ожидаю одобрения со стороны своей компании/со-авторов. Могу ли я получить отсрочку по подаче полных версий статей?

Отсрочка по подаче полных версий статей и сопутствующих материалов предоставляется в очень редких случаях по крайне уважительным причинам. Такими причинами не являются: согласование с подрядчиками/заказчиками, отпуск, командировки, отсутствие одного из авторов, руководства, загруженность работой, загруженность переводчика либо его отсутствие в компании, неполучение каких-либо данных и т.д. Каждый случай рассматривается индивидуально при этом отсрочка предоставляется на несколько дней. Отсрочка не предоставляется на неделю и более. В связи с этим убедительно просим авторов начать процесс одобрения в компаниях, как только получен положительный ответ о включении работы в программу конференции.

Почему крайний срок предоставления статьи такой ранний?

SPE делает все возможное для того, чтобы перенести крайний срок предоставления материалов на более позднюю дату. Однако существуют очень жесткие дедлайны по предоставлению статей подрядчику, который в последующем обрабатывает статьи и предоставляет файлы для записи материалов конференции. Для того чтобы материалы конференции были готовы вовремя, а статьи доступны в бибилиотеке OnePetro в первый день конференции, мы вынуждены соблюдать такие строгие дедлайны.

Получили ли вы необходимые материалы? Почему я не получил письмо-подтверждение?

Так как большинство авторов направляет необходимые материалы в последний день их возможного предоставления, то менеджер конференции не успевает физически разобрать такое огромное количество писем. Письма разбираются в порядке очереди их получения. Первым разбирается ящик russianoilandgas@spe.org. Если вы не соблюли правила и отправили материалы по адресу mtishkova@spe.org, то вы должны понимать, что эти письма с материалами будут разбираться в последнюю очередь вне зависимости от даты их получения. После того, как ваше письмо будет разобрано, вам придет письмо о получении материалов с комментариями, если таковые будут.

До какого времени можно направлять материалы?

Прием материалов открыт до 23.59 установленного крайнего срока (время Московское).

Когда моя работа будет доступна в библиотеке OnePetro?

Все статьи, вошедшие в программу конференции, будут доступны онлайн в первый день конференции.

Каким образом работа из сессии по обмену знаниями переносится в техническую сессию?

Такие работы переносятся в техническую сессию в случае отказа от участия авторов технической сессии либо в случае удаления работы из программы конференции. О переносе сообщается дополнительно.

Могу ли я подать статью на рассмотрение для публикации в журнале SPE? Каким образом это можно сделать?

На странице «Руководства автора» есть ссылка для подачи статьи на рассмотрение для публикации в одном из журналов SPE.

Могу ли я опубликовать/ представить свою работу еще раз?

Согласно политике SPE “Одна статья-одна конференция” статья, которая была ранее представлена на конференции и опубликована в библиотеке OnePetro, не может быть подана на рассмотрение программным комитетом другой конференции SPE. Исключение составляют только статьи, авторы которых были лично приглашены программным комитетом. При этом статья не публикуется в материалах конференции, на которую приглашен автор.

Я направил все необходимые документы с измененным авторским составом и названием работы, но на веб-сайте все осталось по-прежнему. Когда информация будет обновлена?

  1. Убедитесь, что вы смотрите не предварительную программу конференции, в которой внизу страницы указана дата публикации.
  2. Внесенные вами изменения автоматически не отображаются на сайте конференции. Необходимо время для их внесения.

ВОПРОСЫ, КАСАЮЩИЕСЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Сколько времени отводится на презентацию?

Эта информация будет направлена вам в уведомительном письме вместе с информацией о включении работы в программу конференции.

На каком языке я могу выступать?

Английский и русский языки являются официальными языками конференции. Если вы докладчик технической сессии, то презентация должна быть подготовлена на обоих языках (2 различных файла, 2 экрана), докладываете на русском либо на английском языке (синхронный перевод предоставляется). Если вы являетесь докладчиком в сессии по обмену знаниями, то готовите презентацию на русском и/или на английском, докладываете на русском либо английском (на ваше усмотрение).

Где я могу найти шаблон презентации в формате PPT?

Шаблоны презентации на русском и английском языках (2 различных файла) доступны на странице «Руководство автора».

Обязан ли я использовать шаблон SPE для презентации? Моя компания настаивает на использовании шаблона компании – что я должен делать?

Обязательно использование первого и последнего слайда из шаблона SPE. При этом использование шаблонов с логотипами компании на каждом слайде запрещены. Авторы с такими презентациями не допускаются к выступлению.

Могу ли я использвать видео в презентации?

Да, видео может использоваться. Но убедительно просим вас заранее протестировать видео в авторской комнате, а также уведомить технических специалистов вашего зала для выступления.

Могу ли я поменять шрифты и цвета в презентации?

Да, можете.

Что такое сессия по обмену знаниями? Чем она отличается от технической сессии?

Сессия по обмену знаниями – это такая же сессия, только на выступление отводится в 2 раза меньше времени, чем на выступление в технической сессии. Написание статьи на обоих языках, подготовка презентации (на русском и/или английском) и выступление с ней обязательны. Сессии, как правило, проводится во время перерывов.

Необходимо ли предоставлять статью, если мое выступление в сессии по обмену знаниями?

Да, статья предоставляется на русском и английском языках в обязательном порядке.

ВОПРОСЫ ПО РЕГИСТРАЦИИ АВТОРОВ/ ДОКЛАДЧИКОВ

Необходимо ли регистрироваться на конференцию, если я являюсь автором/ докладчиком?

Обязательно, если вы планируете посетить конференцию. Для авторов и докладчиков предусмотрены специальные скидки на участие.

Возмещает/порывает ли SPE какие-либо расходы?

Нет. SPE не покрывает и не возмещает никакие расходы.